افزایش کارایی برای پیشبرد اهداف و در نهایت رسیدن به موفقیت لازم است. دکتر مهدی آنت به معنای ساده میگوید: وقتی امروز یک فعالیت مشخص را با منابعی کمتر از دیروز انجام میدهید، کارایی شما در آن فعالیت نسبت به دیروز افزایش یافته است.
در ادامه به توضیح کاملتری درباره روشهای افزایش کارایی میپردازیم.
تعریف کارایی
کارایی با توجه به میزان منابع استفاده شده برای انجام یک فعالیت مشخص سنجیده میشود و به عبارت دیگر افزایش کارایی به معنای کاهش اتلاف منابع در انجام یک فعالیت است.
به طور مثال: وقتی یک پروژه را به دو نفر واگذار میکنید و یکی از آن دو، این پروژه را با پول کمتر یا در مدت زمان کمتر انجام میدهد، میتوان گفت کارایی بالاتری داشته است.
وقتی به علت کم خوابی، سرعت فکر کردن یا کار کردن شما کاهش پیدا میکند، میتوان گفت کارایی شما کاهش یافته است.
صدای نوتیفیکیشن موبایل، باعث حواسپرتی و کاهش کارایی فرد میشود.
اگر هر کس مشغول هر کاری است، آن را کمی سریعتر انجام دهد، کارایی کل مجموعه به شکل محسوسی افزایش پیدا میکند.
توجه داشته باشید که در تعریف کارایی، مهم نیست که اصل کار، در مسیر درستی انجام میشود یا نه. ما به «میزان مصرف منابع برای همین کار فعلی» توجه داریم.
تعاريفــــی از اثربخشــــی:
اثربخشي سازمان عبارت است از درجه يا ميزاني كه سازمان به هدفهاي مورد نظر خود نائل ميآيد. اثربخشي يك مفهوم كلي دارد. بهبيان سادهتر اثربخشي را ميتوان « انجام كارهاي درست » ناميد. اثر بخشی عبارتست از درجه و میزان نیل به اهداف تعیین شده.
به بیان دیگر اثربخشی نشان میدهد که تا چه میزان از تلاش انجام شده نتایج مورد نظر حاصل شده است. در حالی که نحوه استفاده و بهره برداری از منابع برای نیل به نتایج، مربوط به کارآیی می شود.
روشهای کلیدی افزایش کارایی در زندگی
تعریف کارایی عبارت است از کاهش اساسی در میزان منابع هدررفتهای که برای تولید تعداد معینی کالا یا خدمات یا خروجی استفاده میشوند.
حواستان به زمان باشد
پیگیری زمانی، یعنی توجه به مدت زمانی که صرف کاری میکنید، می تواند کارایی تان را بالا ببرد. بدین طریق خواهید دانست چه مقدار زمان هدر دادهاید. ساده ترین روش برای این کار این است که از یک تایمر استفاده کنید و مدت زمانی را که برای کار تعیین کردهاید، به هیچ فعالیت دیگری اختصاص ندهید.
هر نود دقیقه به خودتان استراحت دهید
روزهای کاری تان را به بازههای کاری ۹۰ دقیقهای و سپس چند دقیقه استراحت تقسیم کنید. این کار زمان بندی بیولوژیک بدنتان را منظم میکند و به شما اجازه میدهد تا به حداکثر کارایی دست پیدا کنید.
چرت بزنید
مطالعات نشان دادهاند که چرت ۲۰ دقیقهای در بعدازظهر میتواند کارایی تان را افزایش دهد، زیرا باعث شادابی بدن و مغز میشود. همچنین چرت زدن احساس آرامش بیشتری به شما داده و ریسک ابتلا به حملات قلبی را در شما کاهش میدهد.
در نور طبیعی کار کنید
پژوهشگران دریافتهاند که ارتباط مستقیمی بین نور محل کار و وضعیت خواب، فعالیت و کیفیت زندگی کارمندان وجود دارد. کارمندانی که در شرایط نور طبیعی مشغول به کار هستند، خواب راحتتر و با کیفیتتری در شب دارند و کیفیت زندگی شان نسبت به کسانی که در فضایی بدون پنجره کار میکنند، بهتر است.
شب قبل برنامه فردا را بچینید
برنامه ریزی کارهای روز بعد به شما اجازه میدهد تا بازههای زمانی معقولی را به اهداف مهم تان اختصاص دهید. میتوانید طوری برنامه ریزی کنید که این اهداف مهم در ساعات اولیه روز انجام شوند. زمانی که بتوانید از پس این اهداف برآیید، خلق و خوی بهتری به دست میآورید. دستیابی به اهداف باعث افزایش کارایی انسان میشود.
مطالعه مقاله برنامهریزی ذهن با اهداف مثبت در وبلاگ دکتر مهدی آنت را به شما پیشنهاد میدهیم.
شادتر شوید
اگر میخواهید میزان شادی خود را افزایش دهید، از مراقبت کردن از خود شروع کنید. این کار میتواند شامل فعالیتهایی مانند ورزش کردن، مدیتیشن یا خوردن غذای سالم باشد. سعی کنید هر روز قدرشناسی تان را نسبت به موهبتهای زندگی تان ابراز کنید و در کنار افراد خوش بین حضور داشته باشید.
کارایی و اثربخشی در زندگی شخصی
طبق آزمایشها و تحقیقاتی که در ابعاد گسترده انجام شده است، انسانها در جریان امور و فعالیتهای زندگی شخصی خود بیشتر با فاکتور کارایی و بهبود آن درگیر هستند تا افزایش اثربخشی. انسانها معمولا در تلاش هستند که زمان خود را مدیریت کنند، زمان خواب خود را برای بهبود عملکرد کاهش دهند، مسیر کوتاهتری را برای رسیدن به محل کار و منزل پیدا کنند، فروشگاههایی را که بیشتر تخفیف میدهند، کشف کنند و … تمامی این امور در راستای افزایش کارایی هستند. پس همواره سعی کنید به دنبال حذف عوامل کاهش و نابودی کارایی روزانه خود باشید.
گاهی ذهن ما انسانها آن چنان درگیر این مسائل میشود که فراموش میکنیم از خود بپرسیم آیا کاری که انجام میدهم درست است؟ آیا من در مسیر صحیح گام برمیدارم؟ آیا فعالیتهایی که من درگیرشان هستم با اهداف زندگی من همسو هستند؟! ما باید هر از گاهی این سوالات را از خود بپرسیم و برای آنها جوابهای مناسبی پیدا کنیم تا حواسمان به فاکتور اثربخشی هم باشد.
مثلا تلاش میکنید تندخوانی را یاد بگیرید تا سریعتر بخوانید و این بهبود و افزایش کارایی است در صورتی که اگر دقت کنید که با خواندن یک کتاب اطلاعات شما بیشتر شود و یادگیری جدیدی داشته باشید از جنس دغدغههای اثربخشی محسوب میشود.
اثرات کاربردی افزایش کارایی چیست؟
جامعهای کارآمد بهتر میتواند به شهروندان خود خدمت کند و عملکرد رقابتی داشتهباشد. کالاهایی که به طور کارآمد تولید میشوند، با قیمت پایینتری فروخته میشوند. پیشرفتها در نتیجه افزایش کارایی، سطح بالاتری از زندگی را، مانند تأمین برق خانهها، آب تصفیهشده و امکان مسافرت، برای افراد آسانتر کرده است.
کارایی باعث کاهش گرسنگی و سوءتغذیه میشود، زیرا کالاها با سرعت بیشتری منتقل میشوند. همچنین، پیشرفت در کارایی امکان بهرهوری بیشتر را در مدتزمان کوتاهتری فراهم میکند.
کارایی ویژگی مهمی است، زیرا همه ورودیها کمیاب هستند. زمان، پول و مواد اولیه محدود هستند و صرفهجویی در آنها با حفظ سطح قابلقبول تولید، بسیار مهم است
می توان در یک تقسیم بندی کلی کارایی را به چهار دسته تقسیم نمود:
کارایی فنی
کارایی فنی نشان دهنده میزان توانایی یک بنگاه برای حداکثرسازی میزان تولید با توجه به منابع و عوامل تولید مشخص شده است، به عبارت دیگر میزان توانایی تبدیل ورودیهایی مانند نیروی انسانی و ماشین آلات به خروجیها، در مقایسه با بهترین عملکرد، توسط کارایی فنی سنجیده میشود. کارایی فنی تحت تاثیر عواملی مانند عملکرد مدیریت، مقیاس سازمان یا اندازه عملیات قرار میگیرد.
کارایی تخصیصی
این کارایی برای تولید بهترین ترکیب محصولات با استفاده از کم هزینهترین ترکیب ورودیهای دلالت میکند. پاسخگویی به این سوال که آیا قیمت ورودیهای مورد استفاده به گونهای است که هزینه تولید را حداقل کند، به عهده این کارایی میباشد. به این ترتیب، کارایی تخصیصی مستلزم انتخاب مجموعهای از عوامل تولید است که سطح مشخصی از محصول را در حداقل هزینه تولید کند. کارایی تخصیصی را کارایی قیمت نیز مینامند. کارایی تخصیصی زمانی است که یک واحد تصمیم گیری با کاهش ورودی و ثابت بودن میزان خروجیها میتواند به کارایی برسد.
کارایی ساختاری
کارایی ساختاری یک صنعت از متوسط وزنی کارایی شرکتهای آن صنعت به دست میآید. با استفاده از معیار کارایی ساختاری میتوان کارایی صنایع مختلف با محصولات متفاوت را مقایسه کرد.
کارایی مقیاس
کارایی مقیاس یک واحد از نسبت کارایی مشاهده شده آن واحد به کارایی در مقیاس بهینه به دست میآید. هدف این کارایی تولید در مقیاس بهینه است.
راههاي افزايش كارايي در کار
عوامل متفاوت و گوناگوني در افزايش كارايي موثرند كه به اختصار به برخي از آنها اشاره ميكنيم.
1 .برای بهبود کارایی ابتدا توجه خود را به مهمترین کارها معطوف کنید. در ابتدای هر روز، به مهمترین وظایف آن روز فکر کنید. سعی کنید واقعبین باشید و حداکثر سه وظیفه را بنویسید که باید تا پایان روز به پایان برسانید. داشتن هدف مشخص در ذهن کمک میکند تا در مسیر درست قرار بگیرید و کارایی و بهرهوری خود را بهبود ببخشید
2. آموزش امروزه بهعنوان يكي از وظايف مهم سازمانها و مديران محسوب ميشود. سازمانهاي بزرگ امروزه باتلاش براي افزايش كارايي هرچه بيشتر اقدام به تاسيس نهادهاي دانشگاهي ميكنند. با آغاز انقلاب صنعتي كه با استفاده از ماشين به جاي نيروي انساني، حجم توليد سازمانهاي مختلف به ميزان بيسابقهاي افزايش يافت، اهميت تخصص و لزوم رعايت اصل تقسيم كار بيش از پيش مورد توجه قرار گرفت.
ارتباط بين آموزش و كارايي تحت عنوان بهرهوري مطرح ميگردد. توان كاري كاركنان يكي از عوامل موثر در بهرهوري كاركنان است. توان به معناي آمادگي كاري، دانش و مهارت انجام كار است. دورههاي ضمن خدمت مديران و كاركنان از سريعترين و مفيدترين اقدامات آموزشي است كه عهدهدار ارتقاي سطح علمي كاربردي و كيفي آنان است.
3. ارزیابی کردن عملکردهای کارمندان باید در بازههای زمانی مختلف ارزیابی شود. در این صورت است که کارمندان سعی میکنند بهترین نسخه از عملکرد خود را ارائه دهند. ارزیابی کردن عملکرد موضوع بسیار مهمی است. اگر این مورد درست و به موقع انجام نگیرد مطمئنا بازدهی کار پایین خواهد رفت.
برای اطلاعات بیشتر از مقاله ارزیابی عملکرد چه راهکارهایی برای موفقیت ارائه میدهد؟ در وبلاگ دکتر آنت بازدید نمایید.
4. هنگامی که یک پروژه جدید را شروع میکنید، باید مدیریت زمان خود را داشته باشید. اول هفته با خودتان فکر کنید که چند ساعت در هفته میتوانید کار کنید، چند کار مهم دارید، هر کدام از کارها را باید در چه زمانی به انجام برسانید تا بتوانید یک برنامه ریزی جامع و مشخص داشته باشید و زمان خود را به خوبی مدیریت کنید تا در نهایت مجبور به عجله نباشید.
5. این که بتوانید در آن واحد کارهای بیشتر انجام دهیم خوب است اما انجام چند کار همزمان خوب نیست. هنگامی که چند کار را همزمان انجام می دهیم، یک کار را متوقف و کار دیگر را شروع میکنیم. این باعث گیج شدن مغز میشود. انجام چند کار همزمان استرس را افزایش میدهد و باعث ترشح هورمون کورتیزول و منجر به از بین رفتن سلولهای مغز میشود. برای جلوگیری از این کار، روی یک کار متمرکز شوید و پس از اتمام آن سراغ کار بعدی بروید. تفاوت زمانی آنها شاید فقط چند دقیقه باشد پس به خود آسیب نرسانید.
6. دو ساعت پس از ایروبیک و ورزش، کارایی بهتری خواهید داشت زیرا اکسیژن و گلوکوز به مغز میرسد. بنابراین، ورزش کردن پیش از حضور در محل کار باعث افزایش انرژی و کارایی است. پیش از انجام کنفرانس های مهم نیز سعی کنید چندین بار در جا بالا و پایین بپرید. مغز از این کار خوشش می آید و بهتر کار می کند
7. مواردی را که باعث حواسپرتی شما میشوند حذف کنید
ما در دنیایی پر از چیزهایی که باعث حواسپرتی ما میشوند، زندگی میکنیم و چه متوجه باشیم یا نه، این حواس پرتیها بهرهوری ما را از بین میبرند. بنابراین اعلانهای ایمیل خود را خاموش کنید، تلفن خود را روی حالت بیصدا قرار دهید و یک علامت “لطفا وارد نشوید” را روی درب اتاق کارتان آویزان کنید.
اگر تمرکز کردن در دفتر کارتان واقعا برای شما غیرممکن است، هر روز وقت خود را در جاهای دیگر سپری کنید، چه کافیشاپ نزدیک به محل کارتان، یک اتاق کنفرانس بلااستفاده در شرکت و یا اتاق سرایدار باشد
8. کارهای تکراری را خودکار کنید.
وظایف تکراری وظایفی هستند که بطور منظم اتفاق میافتند، مثلاً هر روز، یک بار در هفته یا یک بار در ماه. فعالیتهایی مانند پاسخ به ایمیلها یا پرداخت قبوض.
برای حفظ زمانی که صرف انجام کارهای تکراری میکنید، باید با استفاده از یک برنامه ردیابی آنها را کنترل کنید. تا بدانید دقیقاً چند ساعت در روز را به کارهای تکراری اختصاص میدهید و بتوانید برخی از این کارها را خودکار کنید.
بدون دیدگاه