صرفه جویی در زمان عبارتی است که در زندگی روزمره همه ما به کررات تکرار می‌شود. تمام افراد موفق در دنیا برای زمان و وقت خود ارزش و اهمیت زیادی قائل هستند و همواره به دنبال راه‌های جدید برای صرفه جویی در زمان می باشند. دکتر مهدی انت به شما درباره زمان و راه‌های صرفه جویی در زمان توضیحات کامل‌تری خواهد داد.
مدیریت زمان به چه معناست؟
برای شروع باید باور داشته باشیم که ما به هیچ عنوان نمی‌توانیم مدیریت زمان داشته باشیم! در واقع یک روز فقط و فقط 24 ساعت است و این 24 ساعت هم خواه ناخواه می‌گذرد. ما به جای چالش برای مدیریت زمان، باید خودمان را مدیریت کنیم، برای انجام به موقع کارها.
ما هرگز نمى توانیم این 24 ساعت را افزایش و یا کاهش دهیم اما با برنامه ریزى صحیح مى‌توانیم صرفه جویی در زمان بهره خود را از این ساعات بیشتر کنیم. این موضوع بسیار مهم ما را وادار می‌کند به شخصیت خودمان دقیق‌تر شویم. پس در واقع منظور از مدیریت زمان مهارتی است که به ما کمک می‌کند تمام کارهای خود را سر وقت و به موقع انجام دهیم و کمتر دچار کمبود زمان شویم.
مدیریت زمان به معنی مسلط بودن و کنترل کردن کارهاست به جای آن که اجازه دهیم آن‌ها ما را تحت کنترل خود درآورند. اما به دست آوردن مهارت مدیریت زمان که معمولا تک تک ما به شدت دنبال آن هستیم خیلی ساده نیست.
دلایل مواجه شدن با مشكل كمبود زمان
مدیریت زمان، یکی از دغدغه‌های مهم بسیاری از ماست. البته گاهی اوقات هم اشتباها مشکلات دیگر خود را ناشی از مدیریت زمان می‌دانیم.
وقتی که تصمیم می‌گیریم به یک انسان بزرگ تبدیل شویم.
وقتی به غول‌های صنعت و اقتصاد ایران و جهان فکر می‌کنیم.
وقتی میخواهیم تاثیری ماندگار از خودمان در حوزه علم و دانش و فرهنگ و هنر به جا بگذاریم.
یکی از اولین چیزهایی که به خاطر می‌آوریم محدودیت زمان است. خصوصا اگر به سن خودمان فکر کنیم و احساس کنیم، تا این نقطه که هم اکنون آمده‌ایم، به اندازه کافی از عمر و وقت خودمان استفاده نکرده‌ایم.
همه ما به یک دلیل واحد دچار کمبود زمان می‌شویم. قبل از اینکه به فکر مدیریت و حل کردن مشکل کمبود زمان خود باشیم، باید ببینیم که چرا دچار کمبود زمان شده‌ایم. در ادامه به چند دلیل مواجه شدن با کمبود زمان می‌پردازیم.
1 -مشكل در اولویت بندی كارها و فعالیت‌ها:
کمبود زمان ممکن است به دلیل مشکل در اولویت بندی کارها و فعالیت‌ها باشد. گاهی اوقات، ممکن است احساس کنیم که حجم فعالیت‌ها زیاد است و نمی‌دانیم که بهتر است کدام را به نفع کدام کنار بگذاریم یا کدام را در اولویت قرار دهیم.
اولویت بندی، مهارتی ضروری اما بسیار دشوار و چالش برانگیز است که در بسیاری از مواقع، ما را ترغیب می‌کند که با استفاده از مدیریت و مهارت‌های صرفه جویی در زمان، ظرفیت و توانمندی خود را افزایش داده و صورت مسئله را پاک کنیم. به عبارتی، بسیاری از ما فوبیای تصمیم‌گیری داریم و از کنار گذاشتن گزینه‌ها می‌ترسیم.
پیشنهاد می‌کنیم از مقاله مهارت تصمیم گیری! در وبلاگ دکتر مهدی آنت بازدید نمایید.
۲ -واگذار نكردن كارها به دیگران:
کمبود زمان ممکن است ناشی از واگذار نکردن کارها به دیگران باشد. ما خیلی وقت‌ها در واگذار کردن کارها به دیگران، ضعیف عمل می‌کنیم یا کارها را به شکل نامطلوبی به دیگران واگذار می‌کنیم که در نهایت زحمت خودمان دوچندان می‌شود. آیا شده است که نامه‌ای را برای تایپ به همکار خود بدهید و ببینید که مدت زمانی که صرف ویرایش و غلط گیری نامه می‌شود بیشتر از زمانی است که خودتان برای تایپ نامه صرف می‌کنید؟
ناتوانی در تفویض اختیار و واگذاری نادرست و غیرحرفه‌ای کارها به دیگران، باعث می‌شود که در نهایت بسیاری از ما به این نتیجه برسیم که بهترین روش صرفه جویی در زمان، این است که کارها را خودمان انجام دهیم و از آنجا که به هر حال، ظرفیت ما در انجام کارها محدود است، نهایتاً احساس می‌کنیم مدیریت زمان، آن کلید طلایی است که می‌تواند چنین مشکلی را برای ما حل کند.
۳-کمال طلبی
کمال طلبی نیز می‌تواند یکی دیگر از دلایلی باشد که ما را نهایتاً به سمت مدیریت زمان سوق دهد. کمال طلب‌ها، کسانی هستند که برای هیچ کاری، استاندارد 90 یا 95 از صد را نمی‌پذیرند. آن‌ها استاندارد 100 از 100 را می‌خواهند. به همین دلیل هر کاری توسط آن‌ها، بیش از زمان معمول طول می‌کشد. نامه‌ای که می‌تواند در پنج دقیقه نوشته شود، پنج بار مرور و ویرایش می‌شود و پس از سی دقیقه، با نارضایتی ارسال می‌شود.
طبیعی است که در این شرایط، ممکن است من و شما احساس کنیم که مشکل اصلی ما در مدیریت زمان است و اگر در مهارت صرفه جویی در زمان توانمند شویم می‌توانیم بدون کمبود وقت، کارها را با همان سطحی از استاندارد که مد نظرمان است انجام دهیم.
۴ -حل موردی مشكلات
حل موردی مشکلات و نداشتن نگاه فرایندی، می‌تواند دلیل دیگر کمبود زمان باشد. گاهی اوقات، مسیر کار در تیم ما یا در سازمان ما نادرست است. به جای اینکه مسیر کار را درست کنیم، به صورت موردی مشکلات را حل می‌کنیم. مثال بستری که در سازمان ایجاد کرده‌ایم، بستری برای فساد اقتصادی است یا اینکه فرایندها و نظام پاداش و پرداخت، به شکلی است که کارمندان تشویق می‌شوند از زیر کار فرار کنند. به جای اینکه یک بار ببینیم ریشه مسئله چیست، هر روز وقت ما صرف جستجوی کارمند خاطی و مجازات کردن او می‌شود.
۵-انگیزه نداشتن
شاید هم مشکل اصلی ما انگیزه نداشتن است. وقتی برای کاری که انجام می‌دهیم انگیزه نداریم، آن را کندتر از همیشه انجام می‌دهیم. خیلی وقت‌ها هم، ترجیح می‌دهیم آن کار را در آخرین مهلت مقرر انجام دهیم. در چنین شرایطی، گاهی اوقات مسئله ریشه‌ای کمبود انگیزه، دیده نمی‌شود و عارضه سطحی آن، یعنی کمبود وقت، مورد توجه و نظر ما قرار می‌گیرد.
۶ -ضعف در هنر نه گفتن
دلیل دیگری که بسیاری از ما دچار کمبود زمان می‌شویم، ضعف ما در هنر نه گفتن است. شاید شما هم از جمله کسانی باشید که نمی‌توانند به سادگی به دیگران نه بگویند. به همین دلیل، قسمت عمده‌ای از وقت خود را صرف انجام کارهایی می‌کنند که به دلیل خجالت یا رودربایستی یا دلایل مشابه، پذیرفته‌اند. در چنین شرایطی، تلاش برای بهبود مهارت مدیریت زمان، به معنای بهبود توانایی‌های ما نیست. بلکه گویی میخواهیم ظرفیت بارکشی خودمان را افزایش دهیم تا دیگران بتوانند با دردسر کمتری بار بیشتری را بر شانه‌های ما تحمیل کنند.
نكات سودمند برای صرفه جویی در زمان
در اینجا سعی می‌کنیم نکاتی که در جهت مدیریت بهتر زمان و صرفه جویی در عمل به ما کمک می‌کنند بررسی نماییم.
۱.مرتب كردن دفتر كار و میز كار
مطالعات نشان داده است که محل کار به هم ریخته، شلوغ و بی‌نظم، بهره وری را به شدت کاهش می‌دهد. مدت زمانی که برای یافتن اسناد و وسایل گمشده صرف می‌شود، در نهایت روی بهره وری ما تأثیر خواهد گذاشت.
در ادامه مواردی را بررسی می‌کنیم که برای صرفه جویی در زمان و ایجاد یک دفتر کار سازمان یافته، مرتب و کارآمد حیاتی هستند.
- قانون «یک بار انجامش بده» را اجرا کنید: هر سند یا ایمیل را تنها یک بار لمس کنید، آن را بخوانید و بدان پاسخ دهید. سپس یا آن را در یک فایل فیزیکی یا الکترونیکی بایگانی کنید یا پاکش کنید.
- عواملی حواس پرت کن را به حداقل برسانید: هرگز میزتان را با عکس‌های زیاد و دیگر عواملی که موجب حواس پرتی می‌شوند شلوغ نکنید. سعی کنید از فضای کاری خود حداکثر استفاده را بکنید به عنوان مثال می‌توانید قفسه‌های کتاب را در کنار دیوارهای خالی قرار دهید یا عکسهایتان را به این دیوارها آویزان کنید.
- محل نگه داری وسایلتان را برچسب گذاری کنید تا یافتن آن‌ها آسان شود: از برچسب‌هایی خوانا و با دوام برای این کار استفاده کنید تا بتوانید در مواقع لزوم سریعاً وسایل یا اسنادتان را پیدا کنید.
۲.تمركز و راه های افزایش آن
هنگامی که در انجام یک فعالیت تمرکز کافی داشته و به مسایل دیگر بی‌تفاوت باشید، نه تنها در زمان کمتر کارهای بیشتری انجام خواهید داد، بلکه لذت بیشتری هم خواهید برد. این موضوع شما را سرشار از یک احساس رضایت، تعهد و حتی خوشنودی می‌کند. بدین ترتیب زمان و انرژی لازم برای انجام کارهای دیگر خواهید داشت.
برای بسیاری از افراد تمرکز کردن مشکل است، اما این یک توانایی است که می توان آن را تقویت کرد. موارد زیر می‌توانند راهکارهایی برای بهبود تمرکز باشند و در نتیجه موجب صرفه جویی در زمان می‌شود.
- منابع حواس پرتی را شناسایی کنید.
- هرآنچه در ذهن دارید را مکتوب کنید.
- مغز خود را آموزش دهید.
۳.وقت گذاشتن برای زندگی شخصی، خانه و فرزندان
همه قبول دارند فرزندان وقت قابل ملاحظه‌ای از شما می‌گیرند و لازم است که دیگر اولویت‌ها را همراه با این موضوع برنامه ریزی کنید. می‌توانیم وقت خود را با فرزندان بگذرانیم در حالی که به اتفاق آن‌ها کارهای خانه را انجام می‌دهیم. بچه‌ها از مسئولیت لذت می‌برند و قادرند که برخی کارهای خانه را انجام دهند. خیلی از مسئولیت‌های داخل و خارج از خانه وجود دارد که شما به عنوان یک خانواده می‌توانید آن‌ها را با هم انجام دهید در حالی که با هم هستید مهارت صرفه جویی در زمان را نیز در خود تقویت می‌کنید.
۴.جلوگیری از مزاحمت‌ها
بازدیدکنندگان می‌توانند موجب بهم ریختگی شوند که در نهایت منجر به کاهش بهره وری می‌شود. بنابراین همواره پذیرای بازدیدکنندگان نباشید. با بستن در اتاق یا حذف ارتباط بصری می‌توانید به بازدیدکننده بفهمانید که شما مشغول هستید. هر روشی که به کار می‌برید به خاطر بسپارید که نباید هر بازدیدی را بپذیرید.
۵.تماس‌های تلفنی و مدیریت زمان
تلفن نیز مانند هر وسیله دیگری، اگر درست استفاده شود می‌تواند موجب صرفه جویی در زمان گردد. خیلی از ما به دفعات تنها با یک تماس تلفنی کاری را به انجام رسانده‌ایم، حال آن‌که در صورت عدم استفاده از تماس تلفنی مجبور بودیم با صرف هزینه و وقت بسیار همان کار را به صورت حضوری انجام دهیم.
اما تلفن همیشه هم به مدیریت زمان کمک نمی‌کند. تماس‌های تلفنی بعضا می‌توانند خیلی وقتگیر باشند. به طوری که برای کاهش مزاحمت‌ها مجبور به جواب ندادن به تلفن شویم.
شناسائی و مقابله با عوامل اصلی اتلاف زمان
اکثر ما هیچگاه به دیگران اجازه نمی‌دهیم که از ما چیزی بدزدند، ولی به راحتی می‌گذاریم که وقت ما را غارت کنند. این در حالی است که می‌گوییم: «ارزش زمان بیش از پول و دارایی ماست، زیرا زمان همان زندگی ماست».
معرفی برخی از عوامل اتلاف زمان
آیا تا به حال به این موضوع فکر کرده‌اید که سارقان زمان چه چیزهایی هستند و چه پدیده‌هایی در دنیای امروز می‌توانند به راحتی هر چه تمام‌تر، به زمانی که متعلق به ماست دست درازی کنند؟ در اینجا به برخی از این دزدهای زمان اشاره می‌کنیم:
-استفاده بی هدف از اینترنت و شبكه‌های اجتماعی
وبگردی یا گشت و گذار در اینترنت و دنیای مجازی به خودی خود نه تنها بد نیست، بلکه می‌تواند به شما در افزایش اطلاعات و بالا بردن میزان آگاهی تان نسبت به مسائل مختلف کمک کند، اما مشکل زمانی خود را نشان می‌دهد که این وبگردی شکل بی هدفی به خود می‌گیرد و تنها باعث تلف شدن وقتتان می‌شود. سعی کنید با هدف خاصی به اینترنت بروید و حتی در صورت امکان برای آن زمان مشخصی تعیین کنید تا اینترنت و وبگردی نتواند زمان شما را سرقت کند.
بدون دیدگاه