مدیریت زمان، یعنی وقت خود را به طور موثر به فعالیت های مناسب اختصاص دهیم. همه ما مقدار زمان مساوی در طول روز داریم، ما هم مانند انیشتین 24 ساعت در شبانه روز وقت داریم. اگر به طور مداوم با این فکر کار کنیم که وقت کافی برای انجام کارها ندارم، ناتوانی خود در مواجهه با کار ها و زمان گذاشتن نامناسب روی وظایف غیر ضروری را نشان می‌دهیم.
کار آفرینان موفق نسبت به وقت خود بسیار حساس هستند و برای این که به تمام کارها به بهترین نحو رسیدگی کنند می دانند که چطور اولویت بندی کنند و همیشه به دنبال راه های تازه برای مدیریت آن بهتر هستند.
تعریف مدیریت زمان چیست؟
از دغدغه های مهم امروزی که هر فردی به آن فکر می کند، مدیریت زمان است. برای هر فردی که به موفقیت فکر می کند این مهارت ضروری و پر اهمیت است.
اگر بخواهیم به صورت اجمالی تعریفی از آن داشته باشیم، می توانیم بگوییم:
مدیریت زمان، فرایند نظم بخشیدن و برنامه ریزی تخصیص وقت برای فعالیت های خاص است.
وقتی در احوال انسان های موفق تفکر می کنیم متوجه می شویم که یکی از علل تفاوت آن ها با دیگران استفاده بهتر از زمانشان است.
همه می دانیم که ما در طول شبانه روز 24 ساعت زمان داریم و این وقت برای همه انسان های روی زمین یکسان است، اما خیلی ها از این فرصت استفاده بیشتری می کنند و کار های بیشتری انجام می دهند.
مدیریت زمان موثر، به افراد اجازه می دهد تا بر اساس اولویت های خود، فاصله های زمانی خاصی را به فعالیت های خاصی اختصاص دهند. به عبارت دیگر، این که چگونه زمان را مدیریت کنیم یعنی اینکه از وقت خود، به بهترین شکل استفاده کنیم، زیرا وقت همیشه محدود است.
پیشنهاد ما به شما مطالعه مقاله موفقیت و راه های رسیدن به موفقیت در فروش در وبسایت mahdi anet می باشد.
چرا زمان و مدیریت آن مهم است؟
توانایی شما در مدیریت زمان در کنار بسیاری از عوامل دیگر به شما به عنوان مدیر کمک می کند تا موفقیت یا شکست خود را رقم بزنید. وقت یک منبع لازم و ضروری برای دست یافتن به هدف است. زمان گرانبهاترین دارایی شماست. نمی توانید آن را ذخیره و یا پس انداز بکنید و چون از دست رفت، نمی توانید آن را از نو ایجاد کنید.
از نظر دکتر مهدی آنت، هر کاری که می خواهید انجام دهید، نیازمند زمان است و هر چه بهتر از وقت خود استفاده کنید، از دستاورد بیشتری نصیب می‌برید و پاداشی بیشتر به شما تعلق می‌گیرد.
آن میزان کنترلی که از وقت در زندگی خود دارید تعیین کننده اصلی میزان آرامش درونی، هماهنگی و حال خوش ذهن و روان شماست. احساس نداشتن کنترل بر زمان منبع اصلی استرس، اضطراب و افسردگی است. هر چه بهتر بتوانید حوادث مهم و تعیین کننده زندگیتان را کنترل کنید، در لحظات زندگی احساس بهتر پیدا می کنید، انرژی بیشتر خواهید داشت، بهتر خواهید خوابید و کاری بیشتر صورت می دهید.
چرا دچار کمبود زمان و وقت می شویم؟
پیش از اینکه به فکر مدیریت زمان و حل کردن مشکل کمبود وقت خود باشیم، باید تشخیص دهیم که چرا دچار کمبود زمان شده ایم.
برخی از رایج ترین علت های کمبود زمان عبارتند از:
رویا های بزرگ و هدف گذاری غیر واقعی
برخی از ما به دلیل رویا های بزرگی که در سر داریم، احساس می‌کنیم به کمبود زمان گرفتار شده ایم.
وقتی به غول های صنعت و اقتصاد فکر می کنیم یا وقتی می خواهیم تاثیری ماندگار از خودمان در حوزه علم و دانش و فرهنگ و هنر به جا بگذاریم، یکی از اولین چیز هایی که به خاطر می آوریم محدودیت و کمبود زمان است.
ضعف در مهارت تصمیم گیری و اولویت بندی
کمبود زمان ممکن است به دلیل مشکل در اولویت بندی کارها و فعالیت‌ها باشد.
گاهی اوقات، ممکن است احساس کنیم که حجم فعالیت‌ها زیاد است و نمی‌دانیم که بهتر است کدام را به نفع کدام کنار بگذاریم. یا کدام را در اولویت قرار دهیم.
ضعف در تفویض اختیار
کمبود زمان ممکن است ناشی از واگذار نکردن کار ها به دیگران باشد. ما خیلی وقت ها در واگذار کردن کار ها به دیگران، ضعیف عمل می‌کنیم. یا کار ها را به شکل نا مطلوبی به دیگران واگذار می کنیم که در نهایت زحمت خودمان دو چندان می شود.
کمال طلبی
کمال طلبی نیز میتواند یکی دیگر از دلایلی باشد که ما را نهایتا به سمت مدیریت زمان سوق داده است.
کمال طلب‌ها، کسانی هستند که برای هیچ کاری، استاندارد ۹۰ یا ۹۵ از صد را نمی پذیرند. آن ها استاندارد ۱۰۰ از ۱۰۰ را می خواهند. به همین دلیل هر کاری توسط آن ها، بیش از زمان معمول طول می کشد.
ضعف در مهارت حل مسئله
حل موردی مشکلات و نداشتن نگاه فرایندی، میتواند دلیل دیگر کمبود زمان باشد.
گاهی اوقات، مسیر کار در تیم ما یا در سازمان ما نادرست است. به جای اینکه مسیر کار را درست کنیم، به صورت موردی مشکلات را حل می‌کنیم.
مشکل اهمال کاری
اهمال کاری و به تعویق انداختن هم میتواند ریشه دیگر کمبود زمان باشد.
گاهی اوقات، مشکل ما واقعا کمبود زمان و مدیریت زمان نیست. بلکه عقب انداختن کارها به زمان دیگر است.
ضعف در هنر نه گفتن
دلیل دیگری که بسیاری از ما دچار کمبود وقت می شویم، ضعف ما در هنر نه گفتن است. شاید شما هم از جمله کسانی باشید که نمی‌توانند به سادگی به دیگران «نه» بگویند. به همین دلیل، قسمت عمده ای از وقت خود را صرف انجام کارهایی می کنند که به دلیل خجالت یا رودربایستی یا دلایل مشابه، پذیرفته اند.
مطالعه مقاله توانایی نه گفتن و نه شنیدن چه مهارتی است؟ در سایت دکتر مهدی انت به شما توصیه می کنیم.
ضعف در مدیریت انرژی
مسئله دیگری هم وجود دارد که گاهی از چشم ما دور می ماند این است که ما آن قدر درگیر مدیریت زمان می شویم که مدیریت انرژی را فراموش می کنیم.
مثلا از خودمان نمی پرسیم که آیا واقعا باید تمام ساعات بیداری خودم را با حداکثر فشار کار کنم؟ یا بهتر است ساعت هایی را به تجدید قوا و استراحت اختصاص دهم تا کارایی و عملکردم در کار افزایش پیدا کند.
تکنیک های مدیریت زمان برای کسب و کار اینترنتی
کارهایتان را یادداشت کنید
یکی از مهم ترین روش های مدیریت زمان در کسب و کار آنلاین، این است که هر شب برنامه روز بعد خود را یادداشت کنید. برای انجام این کار می توانید از یک تکه کاغذ، دفترچه یادداشت، گوشی همراه یا اپلیکیشن های مخصوص استفاده کنید.
وقت مُرده را زنده کنید
منظور از وقت مرده، مواقعی است که زمان ما در حال هدر رفتن است. مثلا اوقاتی را در نظر بگیرید که در صف نانوایی ایستاده و منتظرید که نوبت شما شود. در این موقع می توانستید با انجام کار های اثر بخش، آن ها را به وقت زنده تبدیل کنید.
قورباغه‌ات را قورت بده و خلاص شو!
برایان تریسی در کتاب خود اشاره می کند که اکثر ما انسان ها در طول روز یک یا چند کار داریم که حتما باید انجام شوند. البته مشکل این است که ما هیچ علاقه ای به انجام این کار ها نداریم.
برایان تریسی این کار ها رو مثل یک قورباغه تشبیه کرده و انجام آن کار ها را نیز به بلعیدن قورباغه! اگر همچین کاری در لیست خود دارید، آن را در ابتدای روز انجام دهید. زمانی که این کار ها را انجام می‌دهید، ذهن شما به آرامش رسیده و به کار های دیگر متمرکز می شود.
استفاده از ماتریکس آیزنهاور
ماتریکس آیزنهاور یا ماتریکس (فوری – مهم) یکی دیگر از تکنیک های مدیریت زمان برای کسب و کار های اینترنتی است. در این روش ما کار های خود را بر اساس دو مولفه فوریت و اهمیت، به 4 دسته زیر تقسیم بندی می کنیم:
کار های فوری و مهم
این دسته از کار ها، آن هایی هستند که هم فوری بوده و هم از اهمیت بالایی برخوردار است. زمانی که خواستید برنامه فردای خود را بنویسید، این کار ها بیشترین اولویت را دارند. مثلا فرض کنید که شما به عنوان صاحب یک کسب و کار اینترنتی، محصول آموزشی تولید کرده و در سایت قرار داده‌اید.
پس باید به مخاطبینی که ایمیلشان را در اختیار دارید، پیام بفرستید و آن ها را از محصول تولید شده آگاه کنید. این کار برای شما اهمیت بیشتری دارد و باید آن را در اولویت قرار دهید. البته این صرفا یک مثال بود و شما باید با توجه به شرایط خودتان، کار های این دسته را تشخیص دهید.
کار های غیر فوری و مهم
این دسته از کار ها دارای اهمیت بوده و باید انجام شوند، اما می توان بعدا هم به آن ها پرداخت. به عنوان مثال اگر قصد دارید برای سایت خود تولید محتوا کنید، این کار را بعدا هم می‌توانید انجام دهید. پس این دسته از کار ها در اولویت دوم شما قرار می گیرند، اما حتما باید انجام شوند.
کار های فوری و غیر مهم
این دسته شامل کار هایی می‌شود که برای شما اهمیت زیادی نداشته، اما باید به صورت فوری انجام شوند. فرض کنید که شما صاحب یک کسب و کار اینترنتی هستید و پیام در دایرکت برای شما ارسال می شود. این کار در دسته سوم قرار می گیرد و بهتر است که انجام آن را به شخص دیگری بسپارید.
کار های غیر فوری و غیر مهم
اما دسته چهارم! کار هایی که نه فوری هستند و نه مهم و در واقع از کم ترین اهمیت و اولویت برخوردار هستند. اما متاسفانه افراد زیادی وقت خود را دقیقا به همین دسته چهارم اختصاص می دهند. یکی از نکات مهم در مدیریت زمان برای کسب و کار های آنلاین، این است که کار های این دسته را در طول روز نادیده بگیرید.
بهترین مثالی که در این مورد می توان مطرح کرد، بازدید مداوم از شبکه های اجتماعی است. همه به خوبی می دانیم که شبکه های اجتماعی دارای جذابیت زیادی هستند. برای همه ما پیش آمده است که تایم زیادی را وارد این شبکه ها شده، بدون اینکه کار خاصی انجام دهیم.
مطالعه مقاله استرس و اضطراب! چگونه از اثرات مخرب استرس و اضطراب رها شویم؟ در وبسایت دکتر آنت بازدید نمایید.
در نهایت باید توجه داشته باشید که مدیریت زمان یکی از مهم ترین مهارت هایی است که اگر به درستی بر آن مسلط شوید، می توانید به تمامی جنبه های زندگی خودتان برسید و برای همه آن ها برنامه ریزی کنید.
مخصوصا در دنیای امروز که هر چیزی قصد دزیدن با ارزش ترین دارایی ما را دارند، دستیابی به مهارت مدیریت زمان از جمله مهم ترین وظایف هر کسی به حساب می آید.
بدون دیدگاه